E-Mail-Vorlagen in Gmail erstellen (und überall nutzen)

Du schreibst jede Woche dieselben E-Mails. Die Onboarding-Antwort. Die "hier ist deine Rechnung"-Nachricht. Die höfliche Absage. Gmail-Vorlagen speichern diese Texte einmal, damit du sie nicht mehr selbst abtippen musst. Diese Anleitung zeigt dir, wie du Vorlagen aktivierst, erstellst, einfügst, bearbeitest und löschst. Außerdem: wo Gmail-Vorlagen an ihre Grenze kommen und wie du denselben Text in jeder App statt nur in Gmail nutzen kannst. Für eine Handvoll Standardantworten am Desktop reichen Gmail Vorlagen aus. Sobald du das Handy in die Hand nimmst oder aus Gmail rausgehst, wird es jedoch interessant. Dazu später mehr.

Gmail nennt die Funktion Vorlagen. Der alte Name war Canned Responses, deshalb findest du in Hilfeartikeln und Foren beide Begriffe. Gleiche Funktion, einmal umbenannt.

Du verwendest lieber Outlook? Sieh dir unseren Guide zu den Outlook Quick Parts an!

Vorlagen in Gmail aktivieren

Vorlagen sind standardmäßig ausgeschaltet. Du schaltest sie einmal in den Einstellungen ein.

1. Öffne Gmail am Desktop und klicke rechts oben auf das Zahnrad.
2. Klicke auf Alle Einstellungen aufrufen.
3. Öffne den Tab Erweitert.
4. Suche Vorlagen und wähle Aktivieren.
5. Scrolle nach unten und klicke auf Änderungen speichern.

Gmail lädt neu. Die Funktion steht jetzt im Fenster zum Verfassen bereit.

Eine Vorlage erstellen

1. Klicke auf Schreiben, um eine neue E-Mail zu starten.
2. Tippe den Text, den du wiederverwenden willst. Empfänger und Betreff lässt du weg, wenn du eine reine Textbaustein-Vorlage willst.
3. Klicke auf die drei Punkte (Weitere Optionen) rechts unten im Fenster.
4. Drücke auf Vorlagen und dann Entwurf als Vorlage speichern.
5. Klicke auf Als neue Vorlage speichern.
6. Gib einen Namen ein und bestätige.

Deine Vorlage liegt jetzt in deinem Google-Konto und ist bereit zum Einfügen.

Eine Vorlage einfügen

1. Klicke auf Schreiben.
2. Klicke auf die drei Punkte (Weitere Optionen) im Fenster.
3. Drücke auf Vorlagen und wähle die gewünschte aus.

Gmail setzt den gespeicherten Text in den E-Mail-Text ein. Ergänze den Empfänger, passe die individuellen Stellen an und sende ab.

Eine Vorlage bearbeiten oder überschreiben

Gmail hat kein eigenes Bearbeitungsfenster. Du überschreibst die alte Version mit einem neuen Entwurf.

1. Füge die Vorlage ein, die du ändern willst.
2. Bearbeite den Text im Fenster.
3. Klicke auf die drei Punkte, drücke Vorlagen und dann Entwurf als Vorlage speichern.
4. Klicke unter Vorlage überschreiben auf den Namen der bestehenden Vorlage.

Gmail ersetzt die alte Version durch deine bearbeitete.

Eine Vorlage löschen

1. Öffne ein Fenster zum Verfassen.
2. Klicke auf die drei Punkte und dann Vorlagen.
3. Klicke unter Vorlage löschen auf die, die du entfernen willst.

Gelöschte Vorlagen kommen nicht zurück. Prüfe also den Namen, bevor du bestätigst.

Wo Gmail-Vorlagen an ihre Grenze kommen

Für ein paar Standardantworten reichen Gmail-Vorlagen. Die Grenzen zeigen sich schnell, sobald deine Arbeit über mehrere Tools läuft.

• Sie liegen in Gmail am Desktop. Öffne die Gmail-App am Handy, und deine Vorlagen sind weg. Google bietet sie in der Android- und iPhone-App nicht an.
• Sie funktionieren nur in Gmail. Wechsle zu Outlook, Apple Mail, Slack, deinem CRM, einem Support-Tool oder einem Webformular, und du tippst wieder händisch oder kopierst aus einer Notizdatei.
• Nur statischer Text. Eine Gmail-Vorlage hat keine Eingabefelder. Jede wechselnde Stelle wie der Kundenname, die Bestellnummer oder das heutige Datum bearbeitest du jedes Mal von Hand.
• An ein Konto gebunden. Vorlagen sind persönlich. Eine Standardantwort im Support- oder Sales-Team zu teilen heißt: jemand kopiert den Text und baut ihn in jedem Konto neu auf.
• Eine Obergrenze für die Anzahl. Google nennt kein offizielles Limit, Nutzer berichten aber von maximal rund 50 gespeicherten Vorlagen pro Konto. Prüfe das gegen die aktuelle Google-Doku, wenn du eine große Sammlung planst.

Deine Vorlagen überall nutzen mit Typinator

Typinator speichert deine wiederkehrenden Texte und tippt sie in jede App. Du legst eine Abkürzung fest und der volle Text erscheint, sobald du das Kürzel tippst. Tippe `;rech` in Gmail, und deine Rechnungsantwort erscheint. Tippe dasselbe in Outlook, Slack, einem Jira-Ticket oder einem Webformular, und du bekommst exakt denselben Text. Das Kürzel wirkt überall, egal wo du tippst.

Welche Vorteile Typinator hat:

• Jede App. Gmail im Browser, Apple Mail, Outlook, Slack, dein CRM, Helpdesk-Tools, Webformulare. Überall, wo du tippst.
• Eingabefelder und Variablen. Bau ein Eingabeformular für die wechselnden Stellen, damit Name, Datum oder Bestellnummer beim Einsetzen automatisch einfließen.
• Team-Sets. Teile ein Set an Antworten mit deinem Team über iCloud, ein NAS oder einen Ordner in deinem eigenen Netzwerk. ergonis betreibt keinen Snippet-Server, deine Inhalte bleiben also auf einer Infrastruktur, die du kontrollierst.
• iOS-Companion. Dieselben Abkürzungen funktionieren auf iPhone und iPad. Die iOS-App braucht einen Mac/ Windows PC und synchronisiert über iCloud.
• Für große Mengen gebaut. Tausende Abkürzungen laufen mit voller Geschwindigkeit, ohne Grenze bei rund 50.

Typinator ist dein datenschutzorientierter Text Expander. Deine Texte liegen lokal auf deinem Gerät. ergonis betreibt kein Cloud-Backend und hat keinen Zugriff auf deine Inhalte. Typinator kommt von ergonis, einem ISO 27001 zertifizierten EU-Unternehmen und ist daher DSGVO-konform. Für Support-Teams in Legal, Medical oder Finance entscheidet das oft, ob ein Tool überhaupt genehmigt wird.

Typinator gibt es für Windows und macOS.

Gmail-Vorlagen vs. Typinator

Was zu dir passt

Bleib bei Gmail-Vorlagen, wenn du nur am Desktop über Gmail schreibst und eine Handvoll Standardantworten pflegst.

Nimm Typinator, wenn du in mehr als einer App schreibst, vom Handy aus arbeitest, Eingabefelder für die wechselnden Stellen brauchst oder ein Set an Antworten mit deinem Team teilen willst. 

Probier es an deinen eigenen Antworten aus:

Installiere den kostenlosen Typinator-Test und tippe deine erste Antwort in Gmail, Outlook und überall sonst, wo du schreibst. 

Du startest neu mit Typinator? Schau dir unseren Guide an!

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Gmail-Vorlagen und Canned Responses?

Es ist dieselbe Funktion. Google hat Canned Responses in Vorlagen umbenannt. Ältere Anleitungen nutzen den alten Namen, neuere den Begriff Vorlagen.

Wie viele Vorlagen kannst du in Gmail speichern?

Google nennt kein offizielles Limit. Nutzer berichten von maximal rund 50 gespeicherten Vorlagen pro Konto. Prüfe das gegen die aktuelle Google-Doku, bevor du eine große Sammlung planst.

Funktionieren Gmail-Vorlagen in der Handy-App?

Nein. Vorlagen funktionieren nur in Gmail am Desktop. Die Android- und iPhone-App bieten sie nicht an.

Kannst du Gmail-Vorlagen in anderen Apps nutzen?

Nein. Sie funktionieren in Gmail. Für denselben Text in Outlook, Slack, einem CRM oder einem Webformular brauchst du ein systemweites Tool wie Typinator.

Wie bearbeitest du eine Gmail-Vorlage?

Füge die Vorlage ein, bearbeite den Text und speichere ihn unter demselben Namen über Entwurf als Vorlage speichern, Vorlage überschreiben.

Was funktioniert stattdessen überall?

Typinator. Es speichert deinen Text auf deiner Infrastruktur und tippt ihn in jede App, mit Eingabefeldern und Team-Sharing.